Qué es Auraportal
AuraPortal es una
verdadera Plataforma de Procesos de Negocio en la cual
un conjunto de 6 aplicaciones esenciales comparten entorno de forma totalmente integrada
y sin costuras de manera amigable. Este conjunto constituye la espina dorsal de
la empresa, por lo que puede considerarse, sin duda: Un Activo de Oro.
Su concepción holística cubre, no solo la modelización, ejecución y monitorización
de procesos típicos de los BPMS sino también un amplio
conjunto de funcionalidades de CRM basadas en Procesos Patrón
así como funcionalidades de SCM (Supply Chain Management o Cadena
de Suministro) basadas también en Procesos Patrón. Además, se dispone de un sistema
Intranet / Extranet con un workflow de gran potencia basado
en tareas libres, tanto para empleados como para usuarios externos (clientes, proveedores,
agentes, etc.) y una gestión de Documentos basado en SharePoint
que conecta con las familias de Cuentas, Proyectos, Ítems, Áreas, etc. La oferta
se completa con la herramienta para construir Portales,
tanto para contenido como para interacción con usuarios externos.
BPMS - Gestion de Procesos de Negocio
Los Sistemas BPM (Business Process Management), también conocidos
como 'Gestión de Procesos' constituyen el más moderno y ambicioso esfuerzo de la
técnica de software empresarial para abordar la modelización y automatización de
los procesos, sin necesidad de ninguna programación. Los Sistemas BPM:
- Automatizan cualquier proceso de la organización de una forma sencilla y práctica.
- Permiten conocer el estado actual y las incidencias de todos los procesos.
- Extraen información para gestionar indicadores en tiempo real.
- Integran a todos los grupos de interés (empleados, proveedores, clientes,etc...)
en la comunicación y en el work-flow de actividades.
- Son compatibles con cualquier aplicación existente en las organizaciones.
- Tienen un coste económico muy competitivo en comparación a otras soluciones existentes
en el mercado.
En resumen, la implantación de una solución BPM va totalmente alineada con este
período de crisis ya que optimiza el funcionamiento de las empresas y organizaciones,
les hace ser más eficientes y, en definitiva, les ayuda a reducir costes.
A continuación se describen el BMPS de Auraportal:
BPMS (Business Process Management Suite)
Todo tipo de procesos se pueden modelar (hacer modelos- realizar modelos, diseñar
modelos) con AuraPortal
y su norma BPMN. Una vez modelados, los procesos ya son ejecutables SIN NINGUNA
NECESIDAD DE PROGRAMACION. Se incluyen también tareas integradas y libres que aumentan
la potencia del sistema, así como características innovadoras y exclusivas como
el DAD (Divisiones Automáticamente Disparadas), grupos de campos anidados con contenedores
estructurados, etc.
Procesos Patrón
Los Procesos Patrón son clases de procesos de aplicación
general ya preparados por AuraPortal
o por I-Systems para uso inmediato que contienen el conocimiento
y estructura necesarios para asegurar operaciones efectivas relativas a un asunto
determinado en un entorno predefinido. En otras palabras, un Proceso Patrón es como
un traje pre-confeccionado. Ud. lo compra ya listo para usar una vez se hayan realizado
los pequeños ajustes para adaptarlo totalmente a sus medidas. AuraPortal ofrece
Procesos Patrón en varios de los cinco dominios empresariales (1. Planning Estratégico,
2. Marketing, 3. Supply Chain, 4. Global Services y 5. Infraestructura). El siguiente
Proceso Patrón se encuadra en general dentro del dominio de Planning Estratégico,
pero debe sin embargo encuadrarse dentro del dominio del Suppy Chain (Cadena de
Suministro) en aquellas empresas cuya operativa regular esté constituida por la
realización de proyectos.
SOA (Service Oriented Architecture)
AuraPortal se presenta con un conjunto de Servicios Web ya preparados en WSDL que
conectan con un gran número de aplicaciones y bases de datos. Más sobre SOA.
Reglas de Negocio
Sistema Innovador de Reglas de Negocio. Un revolucionario sistema
de Reglas de Negocio mucho más sencillo y mucho más potente de lo visto hasta ahora.
Pueden albergar todas las normas y procedimientos de la empresa y pueden integrarse
con los procesos de manera directa sin perder por ello su independencia. Se presentan
cuatro naturalezas de Reglas de Negocio: Textual, Asignación, Cálculo e Inferencia.
Vea un ejemplo de implementación de Reglas de Negocio.
CRM - Customer Relationship Management
En el dominio CRM (Customer Relationship Management), AuraPortal
ha desarrollado 4 Procesos Patrón que en conjunto cubren adecuadamente y con gran
efectividad y flexibilidad, todos los requerimientos de una aplicación CRM. Los
dos primeros son para Automación del Marketing y los otros dos para Automación de
Servicios.
- 1. Campañas de Marketing. Proceso Patrón para el diseño y seguimiento
de todo tipo de campañas con inclusión de marketing general y directo a prospectos
y a clientes según los perfiles determinados (up-selling y cross-selling) con una
gran variedad de canales, tanto offline como online.
- 2. Seguimiento de Oportunidades de Venta (OV). Proceso Patrón para
el seguimiento de las Oportunidades de Venta (OV) con coordinación completa de la
fuerza de ventas y confección automática de los documentos de oferta, así como su
rastreo.
- 3. Plataforma de Interacción Web. Conjunto de funcionalidades que
constituyen una verdadera plataforma mediante la cual las personas físicas y jurídicas
externas a la empresa pueden comunicarse e interactuar con los procesos de la empresa
y con ello realizar una completa gestión de Business Online, todo ello a través
de la página web, el email y los teléfonos móviles. También es el entorno idóneo
para la comunicación de las entidades públicas con los ciudadanos administrados,
así como para interacciones entre asociaciones y sus asociados.
- 4. Call Center. Proceso Patrón para dar servicio de atención telefónica,
vía email, fax, etc. a los clientes en conjunción con los procesos internos de la
empresa.
Hay diferentes maneras de estructurar este Proceso Patrón que no se describen aquí.
Si está interesado en este Proceso Patrón contacte con I-Systems.
Supply Chain - Procesos Patrón
Los Procesos Patrón que se encuadran dentro del dominio Supply Chain
son los que se mencionan a continuación:
- Gestión de Proyectos Este Proceso Patrón permite la definición
de cada proyecto dentro de la empresa con todo el detalle, incluyendo los roles
responsables de cada iniciativa del proyecto y los parámetros utilizados para el
seguimiento de todas las actividades. Controla los tiempos y costes con sus respectivas
desviaciones así como el cumplimiento por parte de los proveedores y terceras partes
que intervienen en el proyecto.
- Procesos Patrón Horizontales Bajo Demanda. Procesos Patrón que
se construyen bajo demanda del cliente, por ejemplo para recursos Humanos, Producción,
Almacenamiento, Compras, Ventas, Facturación, Contabilidad, Control de calidad,
gestión Financiera y Administración.
- Proceso Patrón Verticales bajo DemandaDesarrollados para sectores
específicos de la industria y servicios o la administración pública. Utilizan cualquier
metodología según la conveniencia, por ejemplo el SCOR.
Intranet, Extranet y WorkFlows
- Intranet. AuraPortal ofrece el entorno ideal para la Comunicación
y Colaboración entre personal de los diferentes departamentos de
la empresa, equipos de trabajo, delegaciones, et., incluso con agentes de negocio
como clientes, proveedores, etc.
- Extranet. La Intranet se convierte automáticamente
en Extranet cuando la comunicación se establece con agentes externos
(no empleados) vía los Portales Externos que se pueden diseñar sin límite por la
propia empresa para cada clase de cuentas de clientes, proveedores, etc.
- Workflows. La comunicación y colaboración se establece mediante
tres sistemas de workflow: 1) Workflow de Tareas de Proceso, 2)
Workflow de Tareas Integradas dentro de Tareas de Proceso y 3)
Workflow de Tareas Libres independientes de los procesos. Cada
usuario recibe las tareas que le son asignadas clasificadas en su propia cola de
tareas y puede acceder a ellas cuando lo desee.
Documentos
MS Sharepoint
La gestión documental en AuraPortal es la de MS SharePoint mejorada con algunas
funcionalidades que facilitan su uso y amplían sus posibilidades al permitir su
integración con otros elementos informativos de la aplicación.
MS SharePoint es un sistema muy potente de manejo de documentos que cuenta con la
ventaja adicional de ser de Microsoft, lo cual garantiza, tanto la optimización
dentro del sistema operativo Windows como las futuras actualizaciones al máximo
nivel.
Algunos de los aspectos destacables de la gestión documental ofrecida por Auraporal
son:
- Creación automática de librerías. La creación automática sí como
su clasificación y almacenamiento es una funcionalidad añadida por Auraportal.
- Gran capacidad. Soporta hasta 2 millones de documentos por librería
y 1.000 librerías, lo que significa dos mil millones de documentos, todo ello en
un solo ‘site’. Si se necesitan más ‘sites’ pueden crearse sin ningún problema.
- Creación, revisión y almacenamiento. Los documentos pueden crearse
o importarse en cualquier sistema inclusive mediante un lector OCR que AuraPortal
lleva incorporado, por ejemplo para guardar en formato digital los documentos que
viene de fuera como las facturas de proveedores, etc. La incorporación de documentos
a las librerías es inmediata.
- Todos los formatos. Además de textos e imágenes, los documentos
pueden ser plantillas, formularios, listas, tablas, etc.
- Revisión y aprobación. Se pueden establecer circuitos de revisión
y aprobación, simples o complejos y en serie o paralelo. El sistema proporcionado
por AuraPortal para ello es innovador y ofrece ventajas muy destacables.
- Firma digital. Incorpora procedimientos para firma digital, tanto
certificada como garantizada.
- Archivos. Los documentos archivados permiten múltiples clasificaciones,
tanto preconfiguradas como definidas por el usuario.
- Enlaces. Tanto los documentos individuales como las librerías pueden
enlazarse a otros elementos como por ejemplo, otros documentos, proyectos, dossiers,
empleados, cuentas, tareas, etc.
- Suscripción. Si un documento en una librería es modificado, el
sistema envía una notificación a todos los usuarios incluidos en la lista de suscriptores
de esa librería de manera que pueden comprobar las modificaciones realizadas en
dicho documento.
- Versiones. Existe un sistema automático de creación y seguimiento
de versiones.
- Discusiones. Es posible para un grupo de usuarios acceder a discutir
un documento mientras se va creando.
- Búsquedas. Se pueden efectuar muchos tipos de búsquedas: Por nombre
a parte, por campo o propiedades del campo (tales como autor, fecha de creación,
tamaño, etc.), también por contenido (basta indicar una porción del mismo) y además
mediante filtros definidos por los usuarios.
- Activación y vigilancia de las acciones y responsabilidades de
los empleados que participan en los procedimientos.
- Históricos que registran los comentarios escritos por los participantes,
incluso con información que no figura en el contenido del documento o las propiedades
del documento.
- Agrupación de documentos por dossier, proyectos y áreas con la
posibilidad de controlar los costes asociados.
- Seguridad. El acceso a las librerías se controla y restringe en
función de los permisos exhibidos por cada usuario. Por omisión se establecen 5
niveles de acceso: Lectura, Agregación, Edición, Aprobador y Responsable.
Portales: contenido e interacción externa
AuraPortal provee
todos los canales de comunicación ofrecidos por las últimas tecnologías: Publicación
de Anuncios en los diferentes portales, diversos tipos de Encuestas,
Forums y Debates Online donde los usuarios o grupos
pueden participar compartiendo Agendas, etc.
La colaboración proporcionada por la Intranet/Extranet mediante tareas de proceso
y tareas libres se lleva a cabo mediante conjuntos de portales que son los que proveen
la entrada a los distintos grupos de usuarios. Hay dos tipos de portales. Portal
de Empleados (exclusive para los empleados de la empresa) y Portales
Externos para clientes, proveedores y otros agentes externos.
En cualquier caso, los portales actúan, por un lado como difusores de información
(Portales de Contenido) y por otro como plataforma de comunicación
y colaboración (Portales Interactivos).
El Portal de Empleados es el que se utiliza para gestionar el contenido
empresarial y es accesible solo por los empleados. El mismo portal que muestra y
difunde contenido empresarial se utiliza también como puerta de acceso para que
los empleados ejecuten sus tareas y accedan a la información disponible en las familias
y diccionarios.
Algunas características que merecen mencionarse son:
- Creación del Portal. AuraPortal proporciona los mecanismos para
crear Portales Externos sin límite, uno para cada clase que figure en la familia
de cuentas o siguiendo determinados perfiles de cuentas. Son multilingües, o que
permite que los portales se particularicen para diferentes usuarios que hablen lenguas
distintas y también se pueden particularizar según otras características.
- Creación de Contenidos. Los contenidos pueden aparecer en diferentes
portales, teniendo en cuenta los circuitos de aprobación para cada anuncio, las
prioridades, las fechas de expiración, etc. Pueden usarse como medios de edición
de contenidos las herramientas más comunes como Word, Excel, FrontPage, etc..
- Zonas de Publicación. Los anuncios se agrupan en diferentes Zonas
de Publicación, las cuales se definen previamente con sus propias características,
lo que permite automatizar, controlar y optimizar las funciones relativas. Así,
al definir una zona, se define también el circuito de aprobación de la misma, los
tiempos de publicación y permanencia de los anuncios así como el formato de los
mismos. De esta manera, cuando se prepara un anuncio y se indica la zona, los mecanismos
de esa zona se activan para que se realice la publicación correctamente.
- Información. Desde su portal, cada usuario (Empleado o Externo)
accede a los proyectos compartidos así como a las librerías y documentos que le
son permitidos. También puede recibir alertas sobre modificaciones o cambios de
versión.
- Participación en Procesos. La ejecución de las tareas, tanto para
empleados como para usuarios externos, se realice desde su portal.
- Aviso. El sistema genera automáticamente un aviso en forma de pequeña
ventana que informa al usuario (empleado o externo), incluso aunque no estén conectados
con AuraPortal, de que existen tareas pendientes de ejecución. Este mecanismo es
muy útil asegurar que las tareas se ejecutan en tiempo y también para mantener el
contacto constante con clientes y proveedores (aunque no hayan iniciado sesión de
AuraPortal).
¿Por qué elegir Auraportal?
El mejor producto.
Según declaraciones de varios expertos que conocen AuraPortal y también los productos
de la competencia, AuraPortal supera a los demás. Ello es debido a que da soluciones
a demandas complejas de las empresas, normalmente fuera del alcance de otras aplicaciones
y que AuraPortal resuelve… sin necesidad de ninguna programación. Esto se puede
confirmar viendo una demo de AuraPortal.
Mejor experiencia de los clientes.
Es significativo que un importante número de clientes de AuraPortal eran anteriormente
clientes de otros proveedores de BPM que no cumplieron las expectativas. Por otro
lado, nunca un partner de AuraPortal se ha convertido en partner de otro fabricante
de la competencia, mientras que varios antiguos partners de empresas competidores
solicitaron convertirse en partners de AuraPortal.
Revolución del CRM con procesos patrón.
El exclusivo sistema de Procesos Patrón que ofrece AuraPortal (Campañas de Marketing,
Seguimiento de Oportunidades de Venta, Plataforma de Interacción Web y Call Center
– Help Desk) para realizar todas las actividades de CRM mediante procesos, es una
innovación de gran alcance que con el tiempo cambiará para siempre la manera de
utilizar el CRM en las empresas.
Más información sobre Auraportal
Si está usted interesado en recibir más información acerca de la implantación o
costes para implantar Auraportal en su negocio contacte con I-Systems y se pondrá en contacto
con usted un Consultor especializado en Auraportal.
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